Ausgangssituation
Ein mittelständisches Handelsunternehmen aus dem Rhein-Main-Gebiet empfing täglich über 400 Kundenanfragen per E-Mail. Drei Vollzeitkräfte waren ausschließlich damit beschäftigt, Anfragen zu lesen, zuzuordnen und weiterzuleiten — ein enormer manueller Aufwand mit hoher Fehlerquote.
Die Lösung
orqestry analysierte den gesamten E-Mail-Eingang und entwickelte eine vollautomatische Verarbeitungspipeline:
- Eingehende E-Mails werden KI-gestützt kategorisiert (Bestellung, Reklamation, Allgemeine Anfrage, Rechnungsanfrage)
- Standardanfragen erhalten sofort eine automatische Antwort mit den relevanten Informationen
- Komplexe Fälle werden mit vollständigem Kontext an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet
- Alle Vorgänge werden automatisch im CRM protokolliert
Ergebnis
Innerhalb von vier Wochen nach Go-live wurden 73 % aller eingehenden E-Mails vollautomatisch bearbeitet — ohne manuellen Eingriff. Die verbleibenden 27 % komplexer Fälle werden strukturiert vorbereitet an das Team übergeben, was die Bearbeitungszeit um weitere 60 % reduziert.
Die drei Mitarbeiter wurden auf wertschöpfende Tätigkeiten umgezogen. Das Unternehmen spart heute monatlich über 12.000 € Personalkosten allein durch diese eine Automation.
Technische Umsetzung
Die Lösung läuft vollständig auf der eigenen Serverinfrastruktur des Kunden — GDPR-konform, ohne Cloud-Abhängigkeit. Neue E-Mail-Kategorien können jederzeit ergänzt werden, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.